Les impayés, un cauchemar pour les PME !

Toutes les entreprises sont confrontées à jour où l’autre à des impayés, il est difficile d’y échapper. Les impayés, ou même simplement les retards de paiement, sont un véritable problème pour les entreprises, car ils engendrent des problèmes de trésorerie.

Depuis 2016, c’est devenu un problème malheureusement assez récurrent chez mes clients et pour bon nombre de PME, naturellement c’est donc devenu pour moi une prestation récurrente elle aussi. Heureusement, il existe des solutions, et je vais vous expliquer ici comment je procède pour obtenir les paiements, et surtout éviter que cela ne se reproduise.

 

Tout d’abord, sachez que bien souvent il s’agit de simple oubli de la part des clients. Une petite relance auprès d’eux suffit à débloquer la situation. Lorsque j’identifie des clients étourdis qui « oublient » systématiquement de payer, je fais des relances anticipées. C'est-à-dire que je passe un coup de fil au client quelques jours avant la date d’échéance, afin de vérifier auprès de la comptabilité que le paiement est bien prévu à la date convenue. Cela permet d’éviter un oubli ou un retard, mais également de vérifier que la facture a bien été comptabilisée.

 

En effet, c'est une autre raison très fréquente de non-paiement : la facture n’est jamais parvenue jusqu’à la comptabilité, ou bien elle n’a pas encore été comptabilisée. Un appel en amont permet de vérifier cela, et de renvoyer la facture si besoin.

 

Très souvent, dès qu’un retard est constaté, le réflexe de certains dirigeants est d’envoyer immédiatement un courrier recommandé pour relancer. Personnellement je déconseille de procéder comme cela trop vite, car en cas de simple oubli ou de facture non reçue, un recommandé pourrait être mal perçu par le client. C’est pour cette raison que, pour moi, la 1er étape est toujours un mail ou un appel téléphonique, afin de faire le point sur la situation (et d’éviter le coût d’un recommandé pour rien).

Cependant, un 2e cas de figure devenu fréquent, c’est lorsque la facture est bien comptabilisée, mais que le paiement tarde à arriver, malgré une relance par téléphone et une promesse du client de payer rapidement. C’est précisément dans ce cas que j’envoie le 1er courrier recommandé (lettre de 1er relance). Je laisse un délai maximum de 8 jours au client pour s’acquitter de la facture, sans quoi à la suite de cela il se verra facturer des pénalités.

 

Le plus souvent ce courrier recommandé suffira à débloquer la situation.

 

Il arrive parfois que l’on ait affaire à un client malhonnête, qui ne répond à aucun mail, ne prend pas les appels, ou encore nous répond toujours la même rengaine : oui oui je vais payer (mais sans engagement), mon comptable est en vacances (depuis 5 semaines ????), je vous ai envoyé un chèque vous ne l’avez pas reçu ? (mais oui et la marmotte….). Bref, autant d’excuses qui ne servent qu’à gagner du temps. En général, c’est un client qui a lui-même des soucis de trésorerie, et qui ne souhaite pas vous le dire tout simplement, ou bien il cherche juste des techniques pour gagner du temps sur ses paiements. Lorsque j’identifie ce genre de personne, que le client a déjà reçu un recommandé, puis un 2e avec facture de pénalité et menace de passer son dossier au contentieux, dans ce cas je passe à l’étape 2 : L’envoi d’une mise en demeure de payer ou bien, encore plus convaincant, l’intervention d’un huissier qui délivrera une sommation de payer. A ce stade, le client, normalement, commence à en avoir marre et comprends qu’on ne lâchera rien, il paye.

 

Pour finir, si votre client est réellement en difficulté, une cessation de paiements risque d’être officialisée à tout moment. Si tel est le cas, il est important d’agir vite et de respecter la procédure d’injonction de payer : Injonction de payer - recouvrement de créances

 

Tous mes clients qui ont choisi de me déléguer cette mission en sont pleinement satisfaits, en effet à ce jour, j’ai toujours obtenu les paiements (en général sans avoir besoin de passer par des procédures coûteuses, le harcèlement téléphonique est très efficace avec moi !). Les seuls paiements non récupérés concernent des entreprises en redressement judiciaire, les procédures sont en cours

 

Je terminerai en précisant ceci : le meilleur moyen d’éviter les retards de paiement, c’est l’anticipation ! En sous-traitant la réalisation et l’envoi de vos factures à une assistante indépendante, vous évitez d’avoir des factures mal réalisées, qui auront de grandes chances d’être bloquées. Vous devrez ensuite les refaire, les renvoyer, vous perdez ainsi beaucoup de temps.

 

Votre secrétaire indépendante s’occupera également d’envoyer la facture à la bonne personne directement, afin d’éviter que la facture ne se perde en route. Avec le temps, j’ai pour chacun de mes clients une base de données, qui me permet de savoir exactement à qui je dois adresser la facture, et si je peux le faire par mail, ou bien si cela doit se faire obligatoirement par courrier. En procédant ainsi, il y a beaucoup moins de relances à faire, car les clients payent de plus en plus dans les temps.

Assistance administrative externalisée

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