L'assistance commerciale externalisée, oui mais comment ?

 

Pour le 2e article de ce blog, je vais vous parler de la prestation que je réalise le plus, mon cœur de métier : l’assistance commerciale externalisée !

 

C’est un besoin très récurrent pour les entrepreneurs qui travaillent seuls, ou encore les TPE qui ne peuvent pas avoir une assistante salariée. Ils sont sur le terrain, souvent en RDV, ils rentrent tard chez eux le soir et leurs tâches sont multiples. Résultat : les mails non lus s’accumulent, les demandes sont traitées trop tard, les devis sont en retard et les factures sont traitées quand ils le peuvent ! S’ensuive des affaires perdues et/ou des problèmes de trésorerie. Ce n’est évidemment pas une situation viable pour une entreprise qui souhaite se développer.

 

Je vais vous expliquer comment je peux vous aider et comment cette prestation se déroule au quotidien :

Pour ce type de mission, on commence par créer une boîte mail pour moi au nom de votre société, ou bien vous me laissez les accès à votre propre messagerie. Chaque jour, je reçois pour vous les mails et je réponds à vos clients. J’accuse réception des demandes, je renseigne le client si besoin ou bien je lui indique dans quel délai il va recevoir un devis. Si besoin je demande des précisions pour établir le devis. Ainsi votre client sait que sa demande est en cours de traitement, il évitera ainsi de vous relancer par téléphone.

 

Ensuite, selon le type d’activité et la complexité pour établir le devis, 2 solutions : soit je peux établir le devis de manière autonome, auquel cas je le fais et l’envoie au client (après validation de votre part si besoin), soit nous le faisons ensemble (par mail ou par téléphone, lorsque vous êtes disponible).

 

Si pour établir le devis il est nécessaire de consulter des fournisseurs pour obtenir des prix, je m’occupe de cette partie.

 

Lorsque votre client passe la commande, là encore j’accuse réception et j’indique un délai de livraison ou d’intervention, je mets à jour votre planning le cas échéant.

Dès lors que la commande est soldée, je m’occupe de vérifier auprès de votre client que tout s’est déroulé selon ses souhaits, et je m’occupe de la facturation.

 

Ce type de mission se réalise de manière récurrente. Au fil du temps j’apprends sur votre métier et vos produits / services, ce qui me permet d’être de plus en plus autonome. Je tisse également des liens avec vos clients, ils se sentent ainsi plus écoutés et la réactivité dont je fais preuve pour répondre à leurs demandes permet de les fidéliser. Vous pouvez ainsi être plus serein pendant la journée, lorsque vous êtes sur le terrain ou en RDV : Vos mails sont traités, vos devis sont envoyés dans les temps, et vous n’avez plus de retard de facturation.

 

Mais qu’en pensent mes clients ?

 

"Alors qu'elle ne connaissait pas notre métier, Anne-Lise est devenue très vite autonome. Aujourd'hui, nous nous appuyons complètement sur elle pour la gestion des devis et des factures. Elle a de très bons réflexes et sait exactement quand elle peut gérer entièrement les échanges avec le client et quand nous solliciter (pour les cas particuliers). Elle nous fait également bénéficier de son expertise via ses conseils pertinents sur les bonnes pratiques à mettre en place. Elle est professionnelle et très réactive, d'ailleurs, nous avons commencé à lui déléguer d'autres sujets que la gestion des devis et factures."

 

"Quand un entrepreneur voit son business se développer, il doit faire grossir son effectif pour répondre à la demande. Il a indispensablement besoin de bien s'entourer pour continuer à conserver la confiance des ses clients, en gardant sa méthode de travail. Anne-Lise a été pour nous l'alliée idéale pour faire face à la progression de notre activité : elle s'est formée rapidement, se rend disponible pour effectuer en temps et en heure les tâches qu'on lui confie, et fait preuve d'une efficacité redoutable. Elle a d'emblée montré un enthousiasme pour notre activité, si bien que nous l'avons considéré dès le début comme un membre important de notre équipe. Notre collaboration ne fait que commencer ;)"

 

Alors, vous commencez quand à déléguer à une assistance indépendante ?

Assistance administrative externalisée

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